Formatação de documentos

Porque é que os documentos se desfazem quando alguém os edita

A maioria dos documentos empresariais é formatada a olho. Alguém carrega na barra de espaços para avançar, escreve "3.2" antes de um título, põe o texto a negrito e maior para parecer um título e escreve o índice à mão. Parece bem no próprio dia. Depois um colega acrescenta uma secção, a numeração fica errada a partir daí, a página de índice indica páginas erradas e a hora seguinte é passada a corrigir à mão.

Reconstruímos o documento com estilos. Cada título, parágrafo, lista, tabela e legenda recebe um estilo com nome, e a numeração, o índice e as referências cruzadas ficam ligados a esses estilos. Depois disso, adicionar uma secção renumera tudo e atualiza o índice automaticamente. O documento parece igual a um bem formatado, mas comporta-se de forma diferente quando é alterado.

Documentos longos, especificações rigorosas e PDFs que as pessoas conseguem usar

Respostas a concursos, teses e submissões regulatórias vêm muitas vezes com regras exatas: margens, tipos de letra, níveis de títulos, numeração de páginas que reinicia em cada secção, um índice num formato definido. Falhar uma delas pode fazer com que uma submissão seja devolvida. Trabalhamos segundo a especificação linha a linha e verificamos o ficheiro final contra ela antes da entrega.

O PDF é tão importante como o ficheiro de origem. Um PDF exportado sem marcadores é difícil de navegar com 200 páginas. Um sem títulos etiquetados é quase inutilizável para quem usa um leitor de ecrã, e os organismos públicos exigem cada vez mais ficheiros acessíveis. Exportamos com marcadores e etiquetas e depois verificamos o PDF página a página contra a origem.

O Google Docs lida bem com estilos e um índice, mas tem menos ferramentas para legendas numeradas e referências cruzadas complexas do que o Word. Se o seu documento precisar disso, dizemo-lo desde o início e sugerimos em que ferramenta mantê-lo.