Formato de documentos

Por qué los documentos se desmoronan cuando alguien los edita

La mayoría de los documentos de empresa se maquetan a ojo. Alguien pulsa espacio para sangrar, teclea "3.2" delante de un título, pone el texto en negrita y más grande para que parezca un título y escribe el índice a mano. El día que se hace, parece correcto. Luego un compañero añade un apartado, la numeración queda mal desde ese punto, la página de contenido indica páginas equivocadas y la hora siguiente se va en arreglarlo a mano.

Reconstruimos el documento con estilos. Cada título, párrafo, lista, tabla y pie de foto recibe un estilo con nombre, y la numeración, el índice y las referencias cruzadas se vinculan a esos estilos. A partir de ahí, añadir un apartado renumera todo y actualiza el índice automáticamente. El documento se ve igual que uno bien formateado, pero se comporta de otra manera cuando se toca.

Documentos largos, especificaciones estrictas y PDF que la gente puede usar

Las respuestas a licitaciones, las tesis y las presentaciones regulatorias suelen venir con reglas exactas: márgenes, tipografías, niveles de encabezado, numeración de páginas que se reinicia en cada sección, un índice con un formato establecido. Omitir una puede hacer que le devuelvan la presentación. Trabajamos según la especificación línea por línea y comprobamos el archivo final contra ella antes de la entrega.

El PDF importa tanto como el archivo de origen. Un PDF exportado sin marcadores es difícil de navegar con 200 páginas. Uno sin encabezados etiquetados es casi inutilizable para alguien con lector de pantalla, y los organismos públicos exigen cada vez más archivos accesibles. Exportamos con marcadores y etiquetas, y después revisamos el PDF página a página contra el origen.

Google Docs maneja bien los estilos y el índice, pero tiene menos herramientas que Word para pies de figura numerados y referencias cruzadas complejas. Si su documento los necesita, se lo diremos desde el principio y le sugeriremos en qué herramienta mantenerlo.