Dokumentformatering

Varför dokument faller sönder när någon redigerar dem

De flesta affärsdokument formateras på känsla. Någon trycker på mellanslag för att göra indrag, skriver "3.2" före en rubrik, gör texten fet och större så att den ser ut som en rubrik, och skriver innehållsförteckningen för hand. Det ser rätt ut samma dag. Sedan lägger en kollega till ett avsnitt, numreringen blir fel från den punkten, innehållsförteckningen visar fel sidor, och nästa timme går åt till att rätta det för hand.

Vi bygger om dokumentet med formatmallar. Varje rubrik, stycke, lista, tabell och bildtext får en namngiven formatmall, och numrering, innehållsförteckning och korsreferenser länkas till dessa formatmallar. Efter det numrerar en ny sektion om allt och uppdaterar innehållsförteckningen automatiskt. Dokumentet ser likadant ut som ett välformaterat, men det beter sig annorlunda när det redigeras.

Långa dokument, strikta specifikationer och PDF:er folk kan använda

Anbudssvar, avhandlingar och myndighetsinlämningar kommer ofta med exakta regler: marginaler, typsnitt, rubriknivåer, sidnumrering som börjar om vid varje avsnitt, en innehållsförteckning i ett fast format. Att missa en kan göra att en inlämning returneras. Vi arbetar efter specifikationen rad för rad och kontrollerar den slutliga filen mot den före leverans.

PDF:en spelar lika stor roll som källfilen. En exporterad PDF utan bokmärken är svår att navigera i vid 200 sidor. En utan taggade rubriker är närmast oanvändbar för någon med skärmläsare, och offentliga organ kräver i allt högre grad tillgängliga filer. Vi exporterar med bokmärken och taggar och kontrollerar sedan PDF:en sida för sida mot källan.

Google Docs hanterar stilar och en innehållsförteckning bra, men har färre verktyg för numrerade bildtexter och komplexa korsreferenser än Word. Om ditt dokument behöver det säger vi det i början och föreslår vilket verktyg du bör hålla dig till.