Documentopmaak

Waarom documenten uit elkaar vallen zodra iemand ze bewerkt

De meeste zakelijke documenten worden op het oog opgemaakt. Iemand drukt op spatie om in te springen, typt "3.2" voor een kop, maakt tekst vet en groter zodat het op een kop lijkt, en typt de inhoudsopgave met de hand. Het ziet er die dag goed uit. Dan voegt een collega een sectie toe, klopt de nummering vanaf dat punt niet meer, verwijst de inhoudsopgave naar de verkeerde pagina's, en gaat het volgende uur op aan handmatig repareren.

We bouwen het document opnieuw op met stijlen. Elke kop, alinea, lijst, tabel en bijschrift krijgt een benoemde stijl, en nummering, inhoudsopgave en kruisverwijzingen worden aan die stijlen gekoppeld. Daarna wordt bij het toevoegen van een sectie alles automatisch opnieuw genummerd en wordt de inhoudsopgave bijgewerkt. Het document ziet er hetzelfde uit als een goed opgemaakt document, maar gedraagt zich anders zodra je eraan komt.

Lange documenten, strikte specificaties en bruikbare PDF's

Offertes, scripties en regelgevende inzendingen komen vaak met exacte regels: marges, lettertypen, kopniveaus, paginanummering die per sectie opnieuw begint, een inhoudsopgave in een vast formaat. Mist u er één, dan kan een inzending worden teruggestuurd. Wij werken de specificatie regel voor regel af en controleren het definitieve bestand ertegen voordat we het leveren.

De PDF is net zo belangrijk als het bronbestand. Een geëxporteerde PDF zonder bladwijzers is lastig navigeren bij 200 pagina's. Een PDF zonder getagde koppen is bijna onbruikbaar voor iemand met een schermlezer, en overheidsinstanties eisen steeds vaker toegankelijke bestanden. Wij exporteren met bladwijzers en tags en controleren de PDF vervolgens pagina voor pagina tegen het bronbestand.

Google Docs gaat goed om met stijlen en een inhoudsopgave, maar heeft minder tools voor genummerde bijschriften en complexe kruisverwijzingen dan Word. Als uw document die nodig heeft, zeggen we dat aan het begin en adviseren we in welke tool u het kunt houden.