Formatowanie dokumentów

Dlaczego dokumenty się rozsypują, gdy ktoś je edytuje

Większość dokumentów firmowych jest formatowana na oko. Ktoś wciska spację, żeby zrobić wcięcie, wpisuje „3.2” przed nagłówkiem, pogrubia i powiększa tekst, żeby wyglądał jak nagłówek, i ręcznie wpisuje spis treści. W dniu tworzenia wygląda dobrze. Potem kolega dodaje sekcję, numeracja jest błędna od tego miejsca, spis treści wskazuje złe strony, a następna godzina mija na ręcznym poprawianiu.

Odbudowujemy dokument na stylach. Każdy nagłówek, akapit, lista, tabela i podpis dostaje nazwany styl, a numeracja, spis treści i odsyłacze są powiązane z tymi stylami. Potem dodanie sekcji automatycznie przenumerowuje wszystko i aktualizuje spis treści. Dokument wygląda tak samo jak dobrze sformatowany, ale zachowuje się inaczej, gdy się go dotknie.

Długie dokumenty, rygorystyczne specyfikacje i PDF-y, z których można korzystać

Odpowiedzi na przetargi, tezy i zgłoszenia regulacyjne często podlegają ścisłym regułom: marginesy, czcionki, poziomy nagłówków, numeracja stron restartująca się w każdej sekcji, spis treści w ustalonym formacie. Brak jednego z nich może skutkować zwrotem zgłoszenia. Pracujemy zgodnie ze specyfikacją linia po linii i sprawdzamy gotowy plik przed dostawą.

PDF ma takie samo znaczenie jak plik źródłowy. Wyeksportowany PDF bez zakładek jest trudny w nawigacji przy 200 stronach. Taki bez otagowanych nagłówków jest niemal bezużyteczny dla osoby korzystającej z czytnika ekranu, a instytucje publiczne coraz częściej wymagają dostępnych plików. Eksportujemy z zakładkami i tagami, a następnie sprawdzamy PDF strona po stronie względem źródła.

Google Docs dobrze radzi sobie ze stylami i spisem treści, ale oferuje mniej narzędzi do numerowanych podpisów i złożonych odnośników niż Word. Jeśli Państwa dokument tego wymaga, poinformujemy o tym na początku i zasugerujemy, w jakim narzędziu warto go prowadzić.