Dokumentformatering

Hvorfor dokumenter faller fra hverandre når noen redigerer dem

De fleste forretningsdokumenter formateres på øyemål. Noen trykker mellomrom for å lage innrykk, skriver «3.2» foran en overskrift, gjør teksten fet og større så den ser ut som en overskrift, og skriver innholdsfortegnelsen for hånd. Det ser riktig ut den dagen. Så legger en kollega til et avsnitt, nummereringen er feil fra det punktet, innholdsfortegnelsen viser feil sider, og den neste timen går med til å rette det for hånd.

Vi bygger dokumentet på nytt med stiler. Hver overskrift, avsnitt, liste, tabell og bildetekst får en navngitt stil, og nummerering, innholdsfortegnelse og kryssreferanser kobles til disse stilene. Etterpå nummererer det å legge til en seksjon alt på nytt og oppdaterer innholdsfortegnelsen automatisk. Dokumentet ser likt ut som et godt formatert et, men oppfører seg annerledes når det redigeres.

Lange dokumenter, strenge spesifikasjoner og PDF-er folk kan bruke

Anbudssvar, avhandlinger og regulatoriske innleveringer kommer ofte med nøyaktige regler: marger, skrifttyper, overskriftsnivåer, sidetall som starter på nytt i hver seksjon, en innholdsfortegnelse i et fast format. Mangler du én, kan innleveringen bli avvist. Vi jobber linje for linje etter spesifikasjonen og kontrollerer den endelige filen mot den før levering.

PDF-en betyr like mye som kildefilen. En eksportert PDF uten bokmerker er vanskelig å navigere i med 200 sider. En uten taggede overskrifter er nærmest ubrukelig for noen med skjermleser, og offentlige virksomheter krever i økende grad tilgjengelige filer. Vi eksporterer med bokmerker og tagger, og sjekker deretter PDF-en side for side mot kilden.

Google Docs håndterer stiler og en innholdsfortegnelse godt, men har færre verktøy for nummererte bildetekster og komplekse kryssreferanser enn Word. Hvis dokumentet ditt trenger det, sier vi det fra starten og foreslår hvilket verktøy det bør ligge i.