Форматиране на документи

Защо документите се разпадат, когато някой ги редактира

Повечето бизнес документи се форматират на око. Някой натиска интервал за отстъп, пише „3.2“ преди заглавие, прави текста получер и по-голям, за да изглежда като заглавие, и пише съдържанието на ръка. Изглежда правилно в онзи момент. После колега добавя раздел, номерацията се обърква от този момент нататък, страницата със съдържанието изброява грешни страници и следващият час отива в ръчно поправяне.

Пренареждаме документа върху стилове. Всяко заглавие, абзац, списък, таблица и надпис получава именуван стил, а номерацията, съдържанието и кръстосаните препратки са свързани с тези стилове. След това добавянето на раздел преномерира всичко и обновява съдържанието автоматично. Документът изглежда като добре форматиран, но се държи различно, когато се пипне.

Дълги документи, строги спецификации и PDF файлове, които хората могат да използват

Оферти за търгове, дипломни работи и документи за регулаторни органи често идват с точни правила: полета, шрифтове, нива на заглавията, номерация на страниците, която започва отначало при всеки раздел, страница със съдържание в зададен формат. Пропускането на едно от тях може да върне подадения документ. Работим по спецификацията ред по ред и проверяваме крайния файл спрямо нея преди предаване.

PDF файлът е също толкова важен, колкото и изходният файл. Експортиран PDF без отметки е труден за навигиране при 200 страници. Такъв без маркирани заглавия е почти неизползваем за човек със скрийн рийдър, а публичните органи все по-често изискват достъпни файлове. Експортираме с отметки и маркиране, после проверяваме PDF файла страница по страница спрямо изходния файл.

Google Docs се справя добре със стилове и страница със съдържание, но има по-малко инструменти за номерирани надписи и сложни кръстосани препратки от Word. Ако документът Ви се нуждае от тях, ще го кажем още в началото и ще предложим в кой инструмент да го поддържате.