Formátovanie dokumentov

Prečo dokumenty padajú, keď ich niekto upravuje

Väčšina obchodných dokumentov je formátovaná okom. Niektorí stlačia medzerník na odsadenie, napíšu "3.2" pred nadpis, zdôraznia text tučným písmom a väčším, aby vyzeral ako nadpis, a obsah vytvoria ručne. V ten deň to vyzerá správne. Potom kolega pridá sekciu, číslovanie je od toho miata nesprávne, strana obsahu uvádza nesprávne stránky a ďalšia hodina ide na opravu ručne.

Dokument prebudujeme na štýloch. Každý nadpis, odsek, zoznam, tabuľka a popis dostane pomenovaný štýl a číslovanie, obsah a vzťahy sú prepojené s týmito štýlmi. Po tomto kroku pridanie sekcie prečísluje všetko automaticky a aktualizuje obsah. Dokument vyzerá rovnako ako dobre formátovaný, ale správa sa inak, keď sa ho dotknete.

Dlhé dokumenty, prísne špecifikácie a PDF, ktoré ľudia môžu používať

Odpovede na verejné zakázky, dizertačné práce a regulačné podania často prichádzajú s presnými pravidlami: okraje, písmá, úrovne nadpisov, číslovanie strán, ktoré sa restartuje v každej sekcii, obsah v pevnom formáte. Chýbanie jedného môže viesť k vráteniu podania. Pracujeme podľa špecifikácie riadok po riadku a kontrolujeme finálny súbor proti nej pred dodaním.

PDF je rovnako dôležitý ako zdrojový súbor. Exportované PDF bez záložiek je ťažké navigovať pri 200 stranách. Jedno bez tagovaných nadpisov je takmer nepoužiteľné pre niekoho so čítačom obrazovky a verejné inštitúcie čoraz častejšie vyžadujú prístupné súbory. Exportujeme so záložkami a tagmi, potom kontrolujeme PDF strana po strane proti zdroju.

Google Docs dobre zvláda štýly a obsah, ale má menej nástrojov pre číslované popisy a komplexné vzťahy ako Word. Ak váš dokument potrebuje tie, povieme to na začiatku a navrhneme, ktorý nástroj ponechať.