Dokumentformatierung

Warum Dokumente zerfallen, sobald jemand sie bearbeitet

Die meisten Geschäftsdokumente werden nach Augenmaß formatiert. Jemand drückt die Leertaste zum Einrücken, tippt "3.2" vor eine Überschrift, macht Text fett und größer, damit er wie eine Überschrift aussieht, und tippt das Inhaltsverzeichnis von Hand. Am Tag sieht es richtig aus. Dann fügt ein Kollege einen Abschnitt hinzu, die Nummerierung stimmt ab da nicht mehr, das Inhaltsverzeichnis nennt falsche Seiten, und die nächste Stunde geht für die manuelle Korrektur drauf.

Wir bauen das Dokument auf Formatvorlagen neu auf. Jede Überschrift, jeder Absatz, jede Liste, Tabelle und Bildunterschrift erhält eine benannte Formatvorlage, und Nummerierung, Inhaltsverzeichnis und Querverweise sind mit diesen Vorlagen verknüpft. Danach nummeriert das Hinzufügen eines Abschnitts alles neu und aktualisiert das Inhaltsverzeichnis automatisch. Das Dokument sieht aus wie ein gut formatiertes, verhält sich aber anders, sobald man es anfasst.

Lange Dokumente, strenge Spezifikationen und PDFs, die man nutzen kann

Ausschreibungsantworten, Abschlussarbeiten und behördliche Einreichungen kommen oft mit exakten Vorgaben: Ränder, Schriftarten, Überschriftenebenen, Seitenzahlen, die bei jedem Abschnitt neu beginnen, ein Inhaltsverzeichnis in festgelegtem Format. Fehlt eine Vorgabe, kann eine Einreichung zurückgewiesen werden. Wir arbeiten die Spezifikation Zeile für Zeile ab und prüfen die finale Datei vor der Lieferung dagegen.

Das PDF ist genauso wichtig wie die Quelldatei. Ein exportiertes PDF ohne Lesezeichen lässt sich bei 200 Seiten kaum navigieren. Eines ohne ausgezeichnete Überschriften ist für jemanden mit Screenreader nahezu unbrauchbar, und öffentliche Stellen verlangen zunehmend barrierefreie Dateien. Wir exportieren mit Lesezeichen und Tags und prüfen das PDF anschließend Seite für Seite gegen die Quelle.

Google Docs handhabt Formatvorlagen und ein Inhaltsverzeichnis gut, bietet aber weniger Werkzeuge für nummerierte Beschriftungen und komplexe Querverweise als Word. Wenn Ihr Dokument diese braucht, sagen wir das gleich zu Beginn und schlagen vor, in welchem Tool Sie es behalten sollten.