Formátování dokumentů

Proč se dokumenty rozpadají, když je někdo upraví

Většina firemních dokumentů se formátuje od oka. Někdo zmáčkne mezerník pro odsazení, napíše před nadpis „3.2“, udělá text tučným a větším, aby vypadal jako nadpis, a obsah napíše ručně. V ten den to vypadá správně. Pak kolega přidá sekci, číslování je od toho místa špatně, obsah uvádí nesprávné stránky a další hodina padne na ruční opravy.

Dokument přestavíme na stylech. Každý nadpis, odstavec, seznam, tabulka a popisek dostane pojmenovaný styl a číslování, obsah a křížové odkazy se na tyto styly napojí. Poté přidání sekce automaticky přečísluje vše a aktualizuje obsah. Dokument vypadá stejně jako dobře naformátovaný, ale při úpravách se chová jinak.

Dlouhé dokumenty, přísné specifikace a PDF, která se dají používat

Odpovědi na výběrová řízení, diplomové práce a regulatorní podání často přicházejí s přesnými pravidly: okraje, písma, úrovně nadpisů, číslování stránek, které začíná znovu u každé sekce, obsah v předepsaném formátu. Vynechání jednoho může znamenat vrácení podání. Pracujeme podle specifikace řádek po řádku a finální soubor proti ní před odevzdáním kontrolujeme.

PDF je stejně důležité jako zdrojový soubor. Exportované PDF bez záložek se ve 200 stranách obtížně prochází. PDF bez označených nadpisů je téměř nepoužitelné pro někoho se čtečkou obrazovky a veřejné instituce stále častěji vyžadují přístupné soubory. Exportujeme se záložkami a značkami a PDF pak kontrolujeme stránku po stránce proti zdroji.

Google Docs zvládá styly a obsah dobře, ale má méně nástrojů pro číslované popisky a složité křížové odkazy než Word. Pokud váš dokument tyto funkce potřebuje, řekneme vám to na začátku a doporučíme, ve kterém nástroji ho vést.