Formatering af dokument

Hvorfor dokumenter falder fra hinanden når nogen redigerer dem

De fleste forretningsdokumenter formateres på øjemål. Nogen trykker på mellemrumstasten for at indrykke, skriver "3.2" før en overskrift, gør tekst fed og større, så den ligner en overskrift, og skriver indholdsfortegnelsen i hånden. Det ser rigtigt ud den dag. Så tilføjer en kollega et afsnit, nummereringen er forkert fra det punkt, indholdsfortegnelsen viser de forkerte sider, og den næste time går med at rette det i hånden.

Vi genopbygger dokumentet på typografier. Enhver overskrift, afsnit, liste, tabel og billedtekst får en navngivet typografi, og nummerering, indholdsfortegnelse og krydsreferencer knyttes til disse typografier. Derefter omnummererer tilføjelse af et afsnit alt og opdaterer indholdsfortegnelsen automatisk. Dokumentet ser ud som et velformateret et, men det opfører sig anderledes, når man rører ved det.

Lange dokumenter, strenge specifikationer og PDF'er, folk kan bruge

Udbudsbesvarelser, afhandlinger og myndighedsindberetninger kommer ofte med præcise regler: marginer, skrifttyper, overskriftsniveauer, sidetal der starter forfra ved hvert afsnit, en indholdsfortegnelse i et fast format. Mangler man én, kan en indsendelse blive afvist. Vi arbejder efter specifikationen linje for linje og kontrollerer den endelige fil mod den før levering.

PDF'en betyder lige så meget som kildefilen. En eksporteret PDF uden bogmærker er svær at navigere i ved 200 sider. En uden taggede overskrifter er tæt på ubrugelig for en med skærmlæser, og offentlige instanser kræver i stigende grad tilgængelige filer. Vi eksporterer med bogmærker og tags og tjekker derefter PDF'en side for side op mod kilden.

Google Docs håndterer typografier og en indholdsfortegnelse godt, men har færre værktøjer til nummererede billedtekster og komplekse krydsreferencer end Word. Hvis dit dokument har brug for det, siger vi det fra starten og foreslår, hvilket værktøj du bør holde det i.