Dokumentumformázás

Miért esnek szét a dokumentumok, amikor valaki szerkeszti őket

A legtöbb üzleti dokumentumot szemre formázzák. Valaki szóközt üt a behúzáshoz, "3.2"-t gépel egy címsor elé, félkövérré és nagyobbá teszi a szöveget, hogy címsornak tűnjön, és kézzel begépeli a tartalomjegyzéket. Aznap jól néz ki. Aztán egy kolléga hozzáad egy szakaszt, a számozás onnantól hibás, a tartalomjegyzék rossz oldalakat sorol fel, és a következő óra a kézi javítással telik.

Stílusokra építjük újra a dokumentumot. Minden címsor, bekezdés, lista, táblázat és képaláírás nevesített stílust kap, a számozás, a tartalomjegyzék és a kereszthivatkozások pedig ezekhez a stílusokhoz kapcsolódnak. Utána egy szakasz hozzáadása mindent újraszámoz és automatikusan frissíti a tartalomjegyzéket. A dokumentum ugyanúgy néz ki, mint egy jól formázott, de másképp viselkedik, amikor hozzányúlnak.

Hosszú dokumentumok, szigorú előírások és használható PDF-ek

A pályázati válaszokhoz, szakdolgozatokhoz és hatósági beadványokhoz gyakran pontos előírások tartoznak: margók, betűtípusok, címsorszintek, szakaszonként újrainduló oldalszámozás, meghatározott formátumú tartalomjegyzék. Egyetlen kihagyás is visszautasítást eredményezhet. Sorról sorra dolgozunk az előírás szerint, és szállítás előtt ellenőrizzük a végleges fájlt vele szemben.

A PDF ugyanolyan fontos, mint a forrásfájl. A könyvjelzők nélkül exportált PDF 200 oldalon nehezen navigálható. A címkézett címsorok nélküli PDF szinte használhatatlan a képernyőolvasót használóknak, és a közintézmények egyre inkább megkövetelik az akadálymentes fájlokat. Könyvjelzőkkel és címkékkel exportálunk, majd a PDF-et oldalról oldalra ellenőrizzük a forráshoz képest.

A Google Docs jól kezeli a stílusokat és a tartalomjegyzéket, de kevesebb eszköze van a számozott képaláírásokhoz és az összetett kereszthivatkozásokhoz, mint a Wordnek. Ha a dokumentumának ezekre szüksége van, azt már az elején megmondjuk, és javasoljuk, melyik eszközben tartsa.