Oblikovanje dokumentov

Zakaj dokumenti propadejo, ko jih nekdo ureja

Večina poslovnih dokumentov je oblikovana na oko. Nekdo pritisne presledek za zamik, tipka »3.2« pred naslovom, naredi besedolo debelo in večje, da izgleda kot naslov, in ročno tipka kazalo. Na dan izgleda pravilno. Nato kolega doda poglavje, številčenje je od tam naprej napačno, stran z vsebino navaja napačne strani, naslednja ura gre v ročno popravljanje.

Dokument ponovno gradimo na slogih. Vsak naslov, odstavek, seznam, tabela in opis dobijo ime sloga, številčenje, kazalo in križne reference so povezane s temi slogi. Po tem dodajanje poglavja ponovno številči vse in samodejno posodobi kazalo. Dokument izgleda enako kot dobro oblikovan, a se obnaša drugače, ko ga nekdo dotakne.

Dolgi dokumenti, stroge specifikacije in PDF-ji, ki jih ljudje lahko uporabljajo

Odzivi na razpis, diplomske naloge in regulativne vloge pogosto prihajajo z natančnimi pravili: robni robovi, pisave, ravni naslovov, številčenje strani, ki se ponovno začne pri vsakem poglavju, kazalo v določenem formatu. Manjkajoč element lahko povrne vrnitev vloge. Delamo po specifikaciji vrstico za vrstico in preverimo končno datoteko proti njej pred dostavo.

PDF je pomemben vsaj toliko kot izvorna datoteka. Izvožen PDF brez zaznamkov je težko navigirati pri 200 straneh. En brez označenih naslovov je skoraj neuporaben za nekoga s bralnikom zaslona, javna telesa pa vedno bolj zahtevajo dostopne datoteke. Izvozimo z zaznamki in oznakami, nato preverimo PDF stran za stran proti viru.

Google Docs dobro obvladuje stile in kazalo, a ima manj orodij za številčene opise in kompleksne križne reference kot Word. Če vaš dokument potrebuje te, bomo rekli na začetku in predlagali, katero orodje obdržati.