Dokumentų formatavimas

Kodėl dokumentai sugenda, kai juos redaguoja kitas žmogus

Dauguma verslo dokumentų yra formatuojami „akis“. Kas nors paspaudžia tarpą įtraukai, prieš antraštę įveda „3.2“, paryškina ir padidina tekstą, kad jis atrodytų kaip antraštė, o turinį sudaro rankiniu būdu. Atrodo tvarkingai tą dieną. Tada kolega prideda skyrių, numeracija nuo to momento tampa neteisinga, turinio lentelėje nurodomi neteisingi puslapiai, o kitą valandą tenka skirti taisymui rankiniu būdu.

Mes perstatome dokumentą naudodami stilius. Kiekviena antraštė, paragrafas, sąrašas, lentelė ir paaiškinimas gauna pavadinimą, o numeracija, turinys ir nuorodos yra susietos su tais stiliais. Po to pridėjus skyrių viskas automatiškai pereinumeruojama ir atnaujinamas turinys. Dokumentas atrodo taip pat, kaip gerai suformatuotas, bet elgiasi kitaip jį redaguojant.

Ilgai dokumentai, griežtos specifikacijos ir PDF failai, kuriais galima naudotis

Pasiūlymai konkursams, disertacijos ir reguliaciniai prašymai dažnai turi tikslias taisykles: kraštinės, šriftai, antraščių lygiai, puslapių numeracija, atsiskirianti kiekviename skyriuje, turinio lentelė nustatyta forma. Vieno reikalavimo neatitikimas gali lėmti prašymo grąžinimą. Dirbame pagal specifikaciją eilutę po eilutės ir prieš pristatymą tikriname galutinį failą pagal ją.

PDF failas yra ne mažiau svarbus nei šaltinio failas. Eksportuotas PDF be žymių (bookmarks) sunkiai naršomas esant 200 puslapių. PDF be pažymėtų antraščių yra beveik nenaudojamas tiems, kas naudoja ekrano skaitytuvus, o viešosios institucijos vis dažniau reikalauja prieinamų failų. Mes eksportuojame su žymėmis ir tag'ais, tada tikiname PDF puslapį po puslapio pagal šaltinį.

Google Docs gerai tvarko stilius ir turinio lentelę, bet turi mažiau įrankių numeruotoms paaiškinimams ir sudėtingoms nuorodoms nei Word. Jei jūsų dokumentui reikia šių funkcijų, mes tai pasakysime nuo pat pradžių ir pasiūlysime, kurią programą palikti.