Dokumentin muotoilu

Miksi dokumentit hajoavat, kun joku muokkaa niitä

Useimmat liiketoimintadokumentit on muotoiltu silmämääräisesti. Joku painaa välilyöntiä sisennykseen, kirjoittaa "3.2" otsikon eteen, tekee tekstistä lihavoitua ja suurempaa näyttääkseen otsikolta, ja kirjoittaa sisällysluettelon käsin. Se näyttää oikealta päivänä. Sitten kollega lisää osion, numerointi on väärä siitä pisteestä eteenpäin, sisällysluettelo listaa väärät sivut, ja seuraava tunti menee sen korjaamiseen käsin.

Uudelleenrakennamme dokumentin tyyleillä. Jokaisella otsikolla, kappaleella, listalla, taulukolla ja kuvatekstillä on nimetty tyyli, ja numerointi, sisällysluettelo ja poikkeuviittaukset on linkitetty näihin tyyleihin. Sen jälkeen osion lisääminen numeroi kaiken uudelleen ja päivittää sisällysluettelon automaattisesti. Dokumentti näyttää samalta kuin hyvin muotoiltu, mutta se käyttäytyy eri tavalla, kun sitä kosketetaan.

Pitkät dokumentit, tiukat spesifikaatiot ja PDF-tiedostot, joita ihmiset voivat käyttää

Tarjouspyyntövastaukset, tutkielmat ja sääntelytietojen toimitukset tulevat usein tarkkojen sääntöjen kanssa: marginaalit, fontit, otsikkotasot, sivunumerointi, joka alkaa alusta jokaisessa osiossa, sisällysluettelo tietyssä muodossa. Yhden puuttuminen voi saada toimituksen palautetuksi. Työskentelemme spesifikaation mukaan rivieriviin ja tarkistamme lopullisen tiedoston sen mukaisesti ennen toimitusta.

PDF on yhtä tärkeä kuin lähdetiedosto. Vieletty PDF ilman kirjanmerkkejä on vaikea navigoida 200-sivuisena. Yksi ilman tagattuja otsikoita on lähes käyttökelvoton näkövammaiselle, ja viranomaiset vaativat yhä useammin saavutettavia tiedostoja. Viejämme kirjanmerkit ja tagit, sitten tarkistamme PDF:n sivueriviin lähdekoodin mukaisesti.

Google Docs käsittelee tyylejä ja sisällysluettelon hyvin, mutta sillä on vähemmän työkaluja numeroituihin kuvateksteihin ja monimutkaisiin poikkeaviittauksiin kuin Wordilla. Jos dokumenttisi tarvitsee näitä, kerromme siitä alussa ja ehdotamme, mihin työkaluun sen kannattaa pitää.