Dokumendi vormindamine

Miks dokumendid lagunevad, kui keegi neid redigeerib

Enamiku äridokumentide vormindamine tehakse silmaga. Keegi vajutab tühikut sisestamiseks, tüüpib „3.2“ enne pealkirja, teeb teksti paksuks ja suuremaks, et see välja näeks nagu pealkiri, ja tüüpib sisukorra käsitsi. See näeb õige välja päeval. Siis lisab kolleeg sektsiooni, number on valest kohast vale, sisukord loeb vale lehekülgi ja järgmine tund kulub selle parandamisele käsitsi.

Ehitame dokumendi ümber stiilidel. Igal pealkiril, lõigul, loendil, tabelil ja captionil on nimetatud stiil, ja numberdamine, sisukord ja ristviited on seotud nendega. Pärast seda, kui lisate sektsiooni, nummerdab kõik uuesti ja värskendab sisukorda automaatselt. Dokument näeb sama välja kui hästi vormindatud üks, kuid käitub erinevalt, kui seda puututakse.

Pikad dokumendid, ranged spetsifikatsioonid ja PDF-d, mida inimesed saavad kasutada

Tenderi vastused, teesid ja regulatiivsed esitused tulevad sageli täpselt reeglitega: marginaalid, fondid, pealkirjade tasemed, lehekülje numberdamine, mis taaskäivitub igas osas, sisukord kindlas vormingus. Ühe puudumine võib esituse tagasi lükata. Töötleme spetsifikatsiooni rida ridaga ja kontrollime lõplikku faili enne kohaletoimetamist.

PDF on sama oluline kui lähtefail. Eksporditud PDF ilma järjehoidjateta on raske navigeerida 200 leheküljel. Üks ilma märgistatud pealkirjata on peaaegu kasutamatu kellegi jaoks, kellel on ekraanilugeja, ja avalikud asutused nõuavad järjest rohkem ligipääsetavaid faile. Ekspordime järjehoidjatega ja märgistustega, siis kontrollime PDF-i lehekülg lehekülje ka lähtefailiga.

Google Docs haldab hästi stiile ja sisukorda, kuid on vähem tööriistu nummerdatud captionide ja komplekssete ristviidetega kui Word. Kui teie dokument vajab neid, ütleme seda alguses ja soovitame, millist tööriista hoida.